（【档案】档案常见问题科普！办理上海居住证积分、落户必不可少！）

 

　　

你知道自己的人事档案里有什么内容和作用吗？

　　

你知道自己的人事档案在哪里吗？

　　

档案不在上海，如何调档到上海？

　　

进修了新学历，跳槽到新单位，

　　

通过职（执）业资格考试或评审

　　

人生有了新变化，如何在人事档案里体现？

　　

哪些材料必须要归档？怎么归档呢？

　　

请看下文详细介绍

　　

流动人员人事档案是个人信息的储存库，记录着教育经历、工作经历、工作表现和政治思想等内容。人事档案在提供社会事务证明（公证、工龄、职称评审等）、入职入学政审、公检法调查取证等方面应用颇多。

　　

对于要办积分、落户的朋友来说，上海要求人事档案应从高中阶段开始，一直填写到现单位。必要的材料包括从高中起（高中毕业生登记表必须有），大学，报到证（上海非必须），以及每家工作经历（有的可能已经入档，没有的会要求补退工单，离职证明），职称材料（若有，可以补）。

　　

户籍所在地公共就业和人才服务机构全日制毕业院校上海人才网人事档案管理服务—档案信息查询（适用居住证积分申请时，已办理调档手续人员）原工作单位（适用国有企事业单位和机关离职人员）

　　

档案一般会在以上的一个地方。不知道的档案在哪里的，建议从大学，或者研究生毕业的学校开始查起。

　　

若档案还在自己手里，请及时到户籍地人才建立档案，以备需要时调档到上海，上海不接受个人持有的档案。

　　

应由人才中心出具“调档函”，本人凭调档函，或委托他人至户籍地人才中心，通过“机要”方式邮寄至上海。不能自带档案，或者通过快递方式邮寄。

　　

流程如下：

　　

1、办积分、居转户申请时，公司出面到人才中心开具调档函（备注：办积分，上海一些区是核档，不调档）

　　

提示：调档函是2联，都要送到原档案保管地

　　

2、自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地，可以找人代交，一般提供身份证复印件即可，交过之后会给你一个《档案转出通知单》

　　

3、原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海，一般需要5-10天

　　

提示：档案不能个人寄送，也不能通过普通快递寄送，只能是机要方式（机要方式是邮局寄送文件的一种方式）

　　

4、上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整，需要补的会通知你

　　

提示：

　　

（1）档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地，再从上海人才中心开具调档函。

　　

（2）如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况，建议送调档函（或调令）时核实下并补缴。

　　

学历学位材料

　　

（1）国内

　　

①一般情况：学校通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

　　

②特殊情况：学校将密封材料（加盖学校公章）交由个人自带，另提供教育部学信网（教育部学历证书电子注册备案表》（有效期内）或《中国高等教育学历认证报告》。

　　

③特别注明：仅学位材料归档，由学校直接通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

　　

归档要求：使用EMS方式转递的，应使用专用封套（见图例）并加盖学校骑缝章，封套上注明为归档材料。

　　

（2）国（境）外

　　

个人自带学历学位认证书原件（教育部留学服务中心出具并加盖红章）、学历学位证书和成绩单复印件（加盖现工作单位公章）及对应中文翻译件原件（正规翻译机构出具）。

　　

职称材料

　　

（1）通过考试（全国/本市）个人自带《资格考试合格人员登记表》和《介绍信》（工作单位出具）。

　　

（2）通过评审（本市）个人自带《评定申报表》和《介绍信》（工作单位出具）。

　　

（3）特别注明：外省市考评通过的职称评审材料，由职称评审机构通过机要方式转递。

　　

（正式）党员材料

　　

（1）由党组织直接通过机要方式转递。

　　

（2）党组织派专人携带《介绍信》、经办人有效证件，将密封材料（党委、总支加盖骑缝章）归档。

　　

（3）特别注明：预备党员材料应在转正后归档。

　　

工作材料

　　

（1）机关事业单位、国有企业形成材料（任免审批表、同意批复、聘用（劳动）合同、解聘证明、退工证明等），由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。

　　

（2）非国有企业等单位形成材料（劳动合同、退工证明、离职证明等）

　　

①一般情况：由单位派专人携带《介绍信》、经办人有效证件归档。

　　

②特殊情况：个人自带，另提供退工备案记录、社保缴纳清单或个税清单等旁证材料（显示工作单位信息）。

　　

（1）最常见的是《离职证明》，这个一般就是A4纸打印，注明离职人（注明身份证）、公司和具体入职离职时间即可；

　　

（2）最正规的是开具《外来从业人员退工备案登记表》（退工单），这个一般是一式三份；

　　

　　

（3）特殊情况（非主动离职：合同到期不续签和辞退），出具解除劳动关系证明材料。

　　

提示：

　　

（1）离职、退工证明材料很可能会被下家单位收走，但无论如何要确保人事档案里面要有一份。

　　

（2）政府和事业单位（劳务派遣关系的除外）离职，需要提供本单位或上级主管部门的离职批复（离职批复单位应当与入职批复单位一致）。

　　

上海积分、落户要求必须有档案，且档案应从高中阶段开始完整，因此档案应从高中阶段补齐，具体材料参考上面十三条。

　　

（1）在校期间的档案去所在学校按照要求补齐，若学校不在了，咨询上级主管教育部门；

　　

（2）工作阶段期间的提供各个单位的离职、退工证明。

　　

档案注意事项：

　　

1、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠，尤其是外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能晚于在上海首次办理社保（招工）的日期；

　　

2、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与社保缴纳月份对应，最好不要以实际工作经历为准，因为不排除个别公司不给你缴纳社保或晚缴多缴社保；

　　

3、档案材料要求是从高中阶段填写，一直填写到现在单位，外地工作期间大多数区只要最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》（居转户要所有的工作经历证明）；

　　

4、职称评选（聘用）后，应及时将职称评选（聘用）后需将职称评选（聘用）材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

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